Trang bìa
Trang bìa
Ảnh
BÀI 6. TẠO BÁO CÁO ĐƠN GIẢN
Khởi động
Khái niệm
Hình vẽ
Hình vẽ
Học xong bài này, em sẽ: *Thực hiện được việ kết nối thông tin từ CSDL. * Tìm hiểu được một vài chức năng của hệ quản trị CSDL.
Theo em hiểu "làm báo cáo" nghĩa là gì?
Ảnh
Xây dựng báo cáo đơn giản
Câu hỏi
Hình vẽ
Em đã học về kết xuất thông tin bằng báo cáo. Em hãy cho biết báo cáo là gi và dữ liệu để đưa vào báo cáo được lấy từ đâu.
Ảnh
Các loại báo cáo
Báo cáo là khâu quan trọng cuối cùng hoàn tất việc kết xuất thông tin, nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin của cấp quản lý, cơ quan doanh nghiệp.Được kết xuất từ dữ liệu cập nhật mới nhất. Khác với biểu mẫu: Người xem báo cáo không thể sử đổi được các mục dữ liệu. - Một báo cáo chi tiết hiển thị các bản ghi đã chọn được phân nhóm và sắp xếp. Có thể thêm số liệu tóm tắt mỗi nhóm. - Một báo cáo tóm tắt không được kê các bạn đi đã chọn, chỉ trình bày các số liệu tổng hợp nhóm theo một chiều nào đó. - Một báo cáo tóm tắt phân tích nhiều chiều dựa trên một mẫu truy vấn riêng tạo bằng Crosstab Query Wizard
Truy vấn chuẩn bị dữ liệu
Cần thiết kế tư vấn (Hình 1) lấy dữ liệu từ bảng cơ sở bảng Mượn-Trả và bảng Sách (để có trường Loại Sách)
Ảnh
Hình 1. Một ví dụ truy vấn chuẩn bị các chi tiết
Truy vấn chuẩn bị dữ liệu
Chú ý các chi tiết trong Hình 1. - Sắp xếp theo Ngày mượn là để nhóm theo từng tháng. - Gõ nhập trực tiếp cho cột "Month Month([Ngày mượn]) để trích ra phần "tháng" từ Ngày mượn. - Ghi lưu truy vấn.
Tạo nhanh báo cáo đơn giản
Các bước
Bước 1. Mở truy vấn "q-MượnTrả-Month" Bước 2. Chọn Create\Report sẽ tạo một báo cáo. Bước 3. Ghi lưu với tên "MượnTrả-Month"
Hướng dẫn sử dung Report Wizard
Các bước
Bước 1. Chọn Create\Report Wizard. Bước 2. Chọn bảng hoặc truy vấn làm nguồn dữ liệu cho cơ sở báo cáo. Bước 3. Chọn các trường cần báo cáo (Hình 2a).
Ảnh
Hình 2. Report Wizard hỗ trợ làm báo cáo a)Chọn bảng và các trường dữ liệu
Các bước
Bước 4. Chọn gộp nhóm theo trường dữ liệu nào (Hình 2b)
Ảnh
Hình 2. Report Wizard hỗ trợ làm báo cáo b) Chọn gộp nhóm theo Số thẻ
Các bước
Bước 5. Chọn một bài trí cơ sở cho báo cáo. Mặc định là "Tabular". Nếu muốn thay đổ inháy Next. Bước 6. Nhập tên báo cáo trước khi chọn Finish
Nhập nhóm sắp xếp và các tổng con
Tổng quát
Hình vẽ
Gộp nhóm các bản ghi là để tóm tắt dữ liệu nhằm hiển thị tổng con cho mỗi trường dữ liệu, kiểu số của từng nhóm bản ghi. Sau khi gộp nhóm dữ liệu từng nhóm xuất hiện trong phần Detait (Hình 3)
Hướng dẫn
Bước 1. Mở báo cáo chi tiết "Mượn-Trả -Month" => Nháy vào lệnh Grouup & Sort. Cửa sổ Group, Sort, and Total xuất hiện ở đấy màn hình
Hướng dẫn
Bước 2. Nháy nút lệnh Add a group vào mũi tên trò xuống cạnh selected field, tiếp tục chọn Month (Hình 3).
Ảnh
Hình 3. Lựa chọn nhóm theo " Month"
Hướng dẫn
Bước 3. Access gợi ý sắp xếp tăng dần "from smallest to largest". Bỏ qua vì ta sắp xếp theo Ngày mượn khi truy vấn. Bước 4. Nháy mũi tên More để thấy các lựa chọn tóm tắt dữ liệu Access đưa ra gợi ý sẵn. Tuy nhiên có thể thay đổi nếu không đúng yêu cầu.
Hướng dẫn
Bước 5. Đánh dấu chọn cách hiển thị, ví dụ Show Grand Total va Sow subtotal group header (Hình 4) Bước 6. Ghi lưu với tên "MượnTrả-TheoTháng". Chuyển sang khung hình báo cáo để xem kết quả
Ảnh
Hình 4. Lựa chọn cách tóm tắt số liệu từng nhóm
Thực hành báo cáo đơn giản
Nhiệm vụ
Nhiệm vụ 1. Theo hướng dẫn chi tiết từng bước trong bài học thực hiện các việc sau. a) Tạo truy vấn dữ liệu mà nguồn dữ liệu cho báo cáo. b) Tạo báo cáo đơn giản bằng nút lệnh Report; ghi lưu kết quả thành báo cáo "MượnTrả-Month"
Thực hành
Nhiệm vụ 2. Sử dụng báo cáo vừa tạo ở Bài 1, thực hiện các việc sau. a) Mở báo cáo "MượnTrả-Month". b) Lặp lại từng bước theo hướng dẫn để: + Gộp nhóm theo tháng + Tính các tổng con. + Xác định cách hiển thị. + Kiểm tra kết quả. + Ghi lưu
Bài tập
Bài tập
Hình vẽ
Hình vẽ
Em hãy thiết kế truy vấn làm cơ sở để báo cáo chi tiết cho từng bạn đọc mượn sách trong năm học. Gợi ý: Lấy dữ liệu từ hai bảng Bạn Đọc và bảng Mượn-Trả sắp xếp theo Số thẻ.
Câu 1. Báo cáo chi tiết khác với báo cáo tóm tắt ở điểm nào? Câu 2. Khi nào nên dùng nút lệnh tạo báo cáo nhanh? Khi nào nên dùng công cụ Report Wizard?
Ảnh
Ảnh
Bài học
Tóm tắt bài học
Hình vẽ
Tóm tắt bài học * Lệnh Report giúp dễ dàng tạo báo cáo chi tiết có phân nhóm dựa trên truy vấn có sắp xếp kết quả thích hợp. * Trình tiện ích Report Wizard hỗ trợ tạo báo cáo lấy dữ liệu từ nhiều bảng hay truy vấn có các tùy chọn sắp xếp và bài trí đa dạng. * Trong khung nhìn thiết kế báo cáo nhóm lệnh Group & Sort hỗ trợ phân nhóm sắp xếp và thêm các loại tổng con.
Bài tìm hiểu thêm
Báo cáo phân tích nhiều chiều
Truy vấn Crosstab Query Wizard là tiện ích tạo truy vấn tóm tắt nguồn dữ liệu lớn, phức tạp, đáp ứng yêu cầu tổng hợp số liệu và phân tích theo nhiều cách. Access có sẵn nhiều hàm gộp để tổng hợp số liệu như: Sum, Count,Min, Max, Ayg, được dùng trong mẫu truy vấn đặc thù này. Báo cáo phân tích nhiều chiều dựa trên truy vấn Crosstab.
Báo cáo phân tích nhiều chiều
Hình 5. Minh họa một báo cáo tóm tắt hoạt động của thư viện theo tháng có phân tích theo loại sách "TH: là Tin học, "Khác" là không phải Tin học.
Ảnh
Hinh 5. Báo cáo được tạo ra dựa trên kết quả truy vấn crostab
Thank you
Cảm ơn
Ảnh