Trang bìa
Trang bìa
Ảnh
BÀI 4. TẠO VÀ SỬ DỤNG BIỂU MẪU
Khởi động
Khái niệm
Hình vẽ
Học xong bài này, em sẽ: * Phân biệt được "có kết buộc với bảng CSDL" và "không kết buộc". * Tạo được một số biểu mẫu thường dùng nhất. * Sử dụng được biểu mẫu để nhập dữ liệu
Ví dụ
Hình vẽ
Em hãy kể một loại biểu mẫu điền thông tin mà em biết nó gồm có những mục gì? Một số mục có một (hay vài) ô vuông để đánh dấu chọn, vì sao có mẫu như thế?
Ảnh
Tạo biểu mẫu trong Access
Các loại biểu mẫu
* Biểu mẫu một bản ghi và biểu mẫu nhiều bản ghi - Biểu mẫu một bản ghi: Hiển thị thông tin về một cá thể, một người, một mục hàng trong đơn hàng. - Biểu mẫu nhiều bản ghi: Hiển thị nhiều bản ghi cùng một lúc. Mỗi bản ghi trên một hàng ngang các trường là các cột nhìn tương tự như một phần của bảng dữ liệu.
Các lọaị biểu mẫu
* Biểu mẫu tách đôi - Vùng hiển thị biểu mẫu chia làm hai nửa: Tách dọc\ Tách ngang. - Tách đôi thành hai nửa thể hiện quan hệ 1 - ∞ giữa hai bảng
Ảnh
Hình 1. Biểu mẫu tách đôi
Các loại biểu mẫu
Biểu mẫu có kết buộc với bảng CSDL và biểu mẫu không kết buộc. - Biểu mẫu có kết buộc (bound): Dùng để nhập, chỉnh sửa, xem dữ liệu. - Biểu mẫu không kết buộc (unbound): Không thể dùng để nhập, chỉnh sửa dữ liệu
Tạo biểu mẫu nhanh
Hướng dẫn tạo nhanh Một số biểu mẫu có kết buộc với một bảng * Tạo biểu mẫu một bản ghi. Bước 1: Nháy chuột chọn Create\ Form sẽ bảo một bản ghi gồm các trường Access tự động đặt một tên tạm dựa trên bảng Bước 2: Sửa lại trên biểu mẫu trước khi lưu * Tạo biểu mẫu nhiều bản ghi Bước 1: Nháy chuột vào Creat\ More Forms để thả xuống 1 danh sách - Chọn Mltiples Items sẽ tạo ra một biểu mẫu nhiều bản ghi - Chọn DataSheet cũng tạo ra một biểu mẫu nhiều bản gi nhưng có dạng như khung hình bảng dữ liệu - Chọn Splipt Form sẽ tạo ra biểu mẫu tách đôi Bước 2: Tương tự bước 2 khi tạo biểu mẫu một bản ghi
Tạo biểu mẫu bằng Form Wizard
Bước 1: Chọn các trường dữ liệu: 1) Từ danh sách thả xuống Tables Queries cần chọn tên bảng/ truy vấn. Danh sách các trường có sẵn Available Fields hiển thị trong khoang dưới 2) Chọn tren trường, nháy dấu ">" để chuyển sang hộp thoại Selected Fields 3) Có thể nháy vào dấu ">>" để di chuyển tất cả các trường dữ liệu muốn có 4) Nhảy Next khi đã chọn xong tất cả các trường dữ liệu muốn có Bước 2: Chọn kiểu trình bày biểu mẫu. Có 4 kiểu: colummar, tabular, datasheet, justifed Bước 3: Chọn Finish để kết thúc. Có thể đổi tên
Biểu mẫu phân cấp và biểu mẫu đồng bộ hóa
Ví dụ
Hình vẽ
Để biết một quyển sách đã được những học sinh nào mượn, cần hiển thị đồng thời dữ liệu từ bảng Mượn -Trả và bảng Bạn đọc. Theo em, có thể tạo nhanh một biểu mẫu để làm việc này bằng nút lệnh Form hay không? Vì sao?
Ảnh
Hướng dẫn
Bước 1. Lấy dữ liệu từ bảng mẹ và bảng con => chọn lệnh Next => biểu mẫu sẽ nhận biết và yêu cầu lựa chọn biểu mẫu chính và biểu mẫu con. Bước 2. Chọn biểu mẫu chính: Lấy chuột chọn tên bảng nguồn => Khung hình sẽ đưa ra câu hỏi => Chọn tạo biểu mẫu phân cấp hay biểu mẫu đồng bộ hóa (Hình 4). 1. Form with subform(s): Tạo biểu mẫu đồng hồ hóa. 2. Linked forms: Tạo biểu mẫu phân cấp.
Ảnh
Hình 4. Chon tạo biểu mẫu đồng bộ hóa
Hướng dẫn
Bước 3. Đánh dấu lựa chọn 1). Hộp thoại tiếp theo sẽ hỏi cách trình bày biểu mẫu con=> Đánh dấu chọn theo mong muốn => Trở lại với Bước 2 và Bước 3 trong quy trình thao tác làm biểu mẫu bằng Forma Wirard.
Sử dụng biểu mẫu để nhập hoặc xem dữ liệu.
Hướng dẫn
Mở biểu mẫu trong khung nhìn biểu mẫu (Form View) Nhập hoặc xem dữ liệu (Hình 5). Hình 6 minh họa một biểu mẫu nhiều bản ghi vừa được tạo ra. + Chưa chỉnh sửa + Có thể sử dụng xem và nhập dữ liệu.
Ảnh
Hình 5. Các khung nhìn biểu mẫu
Hướng dẫn
Chú ý: Góc dưới bên trái: - Hộp hiển thị số thứ tự bản ghi đang xử lý trong hình minh họa "17 of 17" nghĩa là bản ghi thứ 17 trong số 17 bản ghi đã có - Có các nút điều hướng quen thuộc lùi, tiến, nhảy tới bản ghi cuối cùng, hiển thị một biểu mẫu trống để bắt đầu nhập dữ liệu cho bản ghi mới. - Có hộp Search để tìm kiếm
Hướng dẫn
Ảnh
Hình 6. Một biế mẫu nhiều bản ghi.
Sắp xếp các bản ghi theo giá trị một trường
Hướng dẫn thao tác sắp xếp
Bước 1. Chọn cột hay ô dữ liệu trong cột đó. Bước 2. Chọn Home => chọn nhóm Sort và Filer (Hình 7). Bước 3. Chọn Ascending hay Descending rồi quan sát kết quả. Bước 4. Chọn Save trong thanh công cụ nhanh Quick Access Toolbar.
Ảnh
Hình 7. Nhóm lệnh sắp xếp và lọc dữ liệu Sort & Filter
Lọc các bản ghi
Access có sẵn nhiều lựa chọn lọc kèm vào các cột dữ liệu kiểu văn bản chữ, số, ngày, tháng. Mở bảng dưới khung nhìn bằng dữ liệu và thao tác. Bước 1. Nháy chuột vào dấu trỏ xuống cạnh tên cột muốn lọc => Xuất hiện danh sách các hộp => Đánh dấu chọn. Bước 2. Đánh dấu chọn những gì bạn muốn xuất hiện => chọn OK
Thực hành tạo và sử dụng biểu mẫu
Các nhiệm vụ
Nhiệm vụ 1. Tạo biểu mẫu để nhập dữ liệu vào bảng Mượn -Trả sách. Tao biểu mẫu nhiều bản ghi lấy dữ liệu từ bàn Mượn- Trả ghi lưu với tên MượnTrả. Nhiệm vụ 2. Tạo biểu mẫu để tìm mượn sách a. Sắp xếp thứ tự theo Tên sách. b. Lọc theo cột sẵn có. Ghi lưu với tên Sách-Multi. Nhiệm vụ 3. Sử dụng biểu mẫu để nhập dữ liệu. Dùng biểu mẫu vừa tạo ở Bài 1, nhập một số bản ghi vào bảng Mượn-Trả. *Chú ý: Dữ liệu nhập vào không được trái với thực tế trong hoạt động của thư viện.
Bài tập
Bài tập
Hình vẽ
Hình vẽ
Quản lý thư viện cần biết mỗi bạn đọc đã mượn những cuốn sách nào. Em hãy tạo một biểu mẫu cho phép làm việc này.
Câu 1. Mục dữ liệu "có kết buộc với bảng CSDL: và "không kết buộc" khác nhau như thế nào? Câu 2. Dùng nút lệnh nào để tạo nhanh biểu mẫu, Trường hợp nào nên chọn cách làm này?
Ảnh
Ảnh
Tóm tắt bài học
Bài học
Hình vẽ
Tóm tắt bài học * Biểu mẫu dùng để nhập và xem dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng, có thể hiển thị một bảng ghi hay nhiều bản ghi, có thể trình bày tách đôi thành hai phần. * Nút lệnh Form để tạo nhanh biểu mẫu nhưng không cho phép tùy biến. * Tiện ích tạo biểu mẫu Form Wizard hỗ trợ tạo các biểu mẫu tùy biến theo yêu cầu sử dụng.
Cảm ơn
Ảnh