Trang bìa
Trang bìa
Ảnh
BÀI 1. LÀM QUEN VỚI MICROSOFT ACCESS
Khởi động
Mở đầu
Hình vẽ
Học xong bài này em sẽ: * Biết được một số đặc điểm của phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu liên quan Microsoft Access và một số thành phần chính trong cửa sổ làm việc của nó. * Biết được một số kiểu dữ liệu trường của các bản ghi trong Microsoft Access và cách thiết lập kiểu dữ liệu trường. * Tạo lập được một cơ sở dữ liệu đơn giản từ khuôn mẫu Microsoft Access cho trước và biết cách nhập dữ liệu vào một bảng.
Câu hỏi
Hình vẽ
Một doanh nghiệp nhỏ cần quản lý kho hàng bằng máy tính theo em nên chọn dùng phần mềm ứng dụng nào? Tại sao?
Ảnh
Giới thiệu Micorosoft Access
Ví dụ
Hình vẽ
Hình 1 minh họa các thành phần chính trong một cửa sổ làm việc của Microsoft Access phiên bản 365 1) Hãy cho biết một số điểm giống nhau giữa cửa sổ làm việc của Microsoft Access và Microsoft Word 2) Hãy cho biết số đặc điểm khác nhau giữa cửa sổ làm việc của Microsoft và Microsoft Excel
Ảnh
Vùng nút đệm
Các thẻ (tab) để mở các đai lệnh File, Home, Crete, External Data, Database Tools... trong Hình 1 lệnh Home hay dùng nhất với các nhóm lệnh Views, Clipboard, Sort & Filter, Records
Ảnh
Hình 1. Một cửa sổ làm việc của Access
Vùng điều hướng
Là hiển thị các đối tượng trong một CSDN. Mỗi đối tượng được thể hiện dưới dạng một biểu tượng kèm với tên của nó. Ví dụ - Bảng - Truy vấn -Biểu mẫu - Báo cáo
Ảnh
Ảnh
Ảnh
Ảnh
Vùng làm việc
Nhận xét và quy ước chung: - Thường có vài cách thao tác khác nhau để đã cùng đạt một kết quả, bắt đầu từ một nút lệnh trong một dải lệnh ở vùng làm việc. - Quy ước: Viết Create\Table... Nghĩa là nháy chuột vào thẻ Create thấy lệnh Table và tiếp tục nháy chuột chọn Table. - Thao tác nhanh khi đã quen dùng nên ưu tiên nháy chuột phải và sử dụng bảng chọn nổi lên (context menu)
Thay đổi khung hình
Cách 1: Nháy chuột vào nút lệnh View để hiển thị danh sách chọn khung nhìn, sau đó chọn khung nhìn thích hợp. Cách 2: Nháy chuột vào các nút lệnh chọn khung hình nhìn có sẵn ở góc phải dưới của cửa sổ Access (Hình 1). Cách 3: (Dùng bảng chọn nổi lên) nháy chuột phải lên thẻ có đối tượng đang mở và chọn khung nhìn thích hợp.
Cơ sở dữ liệu trong Access
Diễn giải
- Mỗi cửa sổ Access làm việc với một CSDL. - Tạo CSDL mới trong Access bằng hai cách từ khuôn mẫu cho trước hoặc từ CSDL trống (Blanh Database).
Tạo mới cơ sở dữ liệu
Tạo cơ sở dữ liệu mới từ Blank dâtbase
Bước 1: Khởi chạy Access chọn New, Hoặc từ cửa sổ làm việc của Access chọn File\New. Bước 2: Nháy chuột chọn Blank desktop database (Hình 2). Bước 3: Đổi tên tệp thay cho tên mặc định ở ô File Name và xác định thư mục nơi chứa tệp CSDL. Sau đó nhấn Crete.
Ảnh
Hình 2. Tạo CSDL trống
Tạo CSDL từ khuôn mẫu
- Nếu thấy khuôn mẫu mong muốn: Nháy chọn nó ở một cửa sổ Access sẽ mở, thực hiện tiếp Bước 3 như Mục a. - Nếu chưa tìm thấy khuôn mẫu mong muốn: Tìm kiếm nó bằng cách sử dụng ô tìm kiếm (Search for online templates), sau đó chọn tải về và mở ra
Bảng và các kiểu dữ liệu cột
Ví dụ
Có hai cái hình nhìn bảng: - Khung nhìn thiết kế(Design View) - Khung nhìn bảng dữ liệu (Datasheet View) (Hình 3). Trong khung nhìn bảng dữ liệu: - Mỗi bản ghi là một hàng. - Mỗi cột là một trường của bản ghi. - Cần thiết lập kiểu dữ liệu cho mỗi cột, trong bảng phù hợp với thực tế và mục đích sử dụng
Ảnh
Hình 3. Khung nhìn thiết ké và khung nhìn bảng dữ liệu
Hướng dẫn thao tác khám phá trong khung nhìn thiết kế bảng
Các cột trong bảng
Access mặc định trường dữ liệu đầu tiên tên ID, có kiểu dữ liệu Auto Number. - Access chọn trường ID là khóa chính của bảng hiển thị. - Biểu tượng chìa khóa tại đầu mút trái cạnh trường (Hình 4). Mở bảng Students, khung nhìn khung nhìn thiết kế bảng chia hai phần (Hình 4) - Nửa trên danh sách là tên trường (Field Name) kèm kiểu dữ liệu (Data Type). - Trường nửa dưới: Chọn Data Type => hiển thị các thuộc tính chi tiết hơn, gọi thuộc tính trường (Field Properties). Hình 4 minh họa các thuộc tính chi tiết của trường Date of Birth.
Các cột trong bảng
Ảnh
Hình 4. Khung nhìn thiết kế bảng và cách thiết lập kiểu dữ liệu cho cột
Thao tác thiết kế các cột trong bảng
Chọn ô vuông đầu một trái cạnh tên trường - Xóa\chèn thêm trường mới: Delete Rows hoặc Insert Rows. - Đặt làm trường khoá chính của bảng hay gỡ bỏ: Primary Key.
Thực hành làm quen với Microrosft Access
Nhiệm vụ
Nhiệm vụ 1. Tạo CSDL bằng khuôn mẫu a) Tạo một CSDL theo mẫu Students. Mở bằng students và chuyển sang khung nhìn thiết kế. b) Thử ghi lưu CSDL vừa tạo ở Câu a về máy tính cá nhân với một tên tùy ý. Nhiệm vụ 2: Khám phá biểu mẫu và thứ thử nhập dữ liệu từ biểu mẫu. a) Mở biểu mẫu Student List, chuyển sang khung nhìn Fom View. b) Nhập dữ liệu tùy ý cho bản ghi và một vài trường. - Trường Data/ Time: Access hỗ trợ dùng lịch để chọn ngày tháng - Trường Level: danh sách để chọn . c) Mở bảng Students: Xem kết quả nhập dữ liệu
Nhiệm vụ
Nhiệm vụ 4. Khám phá các thao tác thiết kế cột trong khung nhìn thiết kế bảng students a) Thử xóa một trường, ví dụ: E-mail Addess, Home Phone... b) Thử chèn một trường mới vào chỗ vừa xóa. c) Thử đổi tên một vài trường, ví dụ First Name thành Tên, First Name thành Họ, đổi tên trường có kiểu dữ liệu Data Time thành Ngày sinh
Bài tâp
Hình vẽ
Hình vẽ
Theo em khi nào nên tạo một CSDL Access từ khuôn mẫu có sẵn?
Câu 1. Vùng điều hướng trong cửa sổ làm việc của Access hiển thị những gì? Câu 2. Có thể mở bảng CSDL dưới những khung hình nào? Câu 3. Khung nhìn thiết kế bảng gồm mấy phần? Từng phần hiển thị những gì?
Ảnh
Ảnh
Tạm biệt
Ảnh